宣城市装饰行业协会会议管理制度

宣城市装饰行业协会会议管理制度

（经2018年8月5日一届七次理事会议表决通过）

为规范协会各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

一、会议分类

（一）、会员大会

1、会员大会每年至少召开一次，理事会认为有必要或经五分之一以上的会员请求，可召集临时会员大会，会员大会须有一半以上的会员代表出席方能召开，其决议必须经出席会员大会的二分之一以上会员代表表决通过方能生效。

2、原则上会员大会和年会合并召开，如遇重大事项需经会员大会表决通过的，可临时召集。

（二）、理事会议

1、理事会每年至少召开两次会议，上、下半年各一次；情况特殊的也可采取通讯形式召开。

2、理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。

（三）、常务理事会议

1、常务理事会至少半年召开一次会议，情况特殊的也可采取通讯形式召开。

2、常务理事会由会长、副会长、秘书长、常务理事组成。

3、常务理事会须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过方能生效。

（四）、会长办公会

1、本协会设会长1人、副会长6人。会长、副会长、秘书长、监事由常务理事会在理事中选举产生。

2、会长会议一年四次，每季度一次。

（五）、党组会议

1、协会党支部组织的相关会议。

2、仅限于党支部成员、入党积极分子，党支部认为需要其他相关会员参加的。

二、会议召开

（一）会议安排：

1、协会各类会议由协会秘书处负责召集，经协会决策层同意，方可召开。

2、秘书处每季度统一编制协会会议计划，与季度工作表同时在协会微信群公布。

3、凡协会已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，秘书处应提前2天报协会决策层审批并报请会长调整会议计划，未经同意的，秘书处不得随意调整正常会议计划。

4、会议一经确定，参会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向秘书处请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

（二）、会议准备：

秘书处负责协会各级会议召开的基础装备工作，包含以下内容：

1、会议场地安排和布置；

2、会议议程安排（应提前报交协会决策层领导及参会者）；

3、会议资料准备（如需分发应在会前分发）；

4、会议服务人员的安排；

5、会议签到；

6、会议记录，需要留存资料的应做好拍照、摄像工作，会后形成会议纪要并于协会官网发布；

7、会后事项安排；

（三）、会议召开及传达：

1、应明确会议的目的，会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。

2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。

4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

5、秘书处对会议通知、会议资料、会议纪要进行整理、分发、存档。

6、会议结束后秘书处负责将问题进行汇总、分类，并对会议中各议程工作的要求进行检查、跟踪和跟进，并在下一次会议前将完成情况报协会决策层领导。

三、会议纪律

1、要严格遵守会议的开始时间，至少提前5分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况，对无故缺席（含无人代会）三次者按章程规定视为自动放弃相关职务，迟到、早退一次者秘书处提醒，两次及以上者，个人及单位不得参加年度先进个人和先进单位评选。

2、 所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。

3、会议需要表决时，按协会章程相关规定和原则办理。一经会议决议之事，各参会单位应积极配合、按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，秘书处应提前通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

四、其它

本制度由秘书处负责解释，自通过即日起执行。